Se sentir surmené? Si vous êtes, alors, sans vouloir ajouter à vos inquiétudes, rappelez-vous que c’est un cercle vicieux. Selon l’étude britannique Healthiest Workplace, le stress élevé et le manque d’activité physique font que les industries perdent chaque année jusqu'à 27 jours de temps de travail par employé. Le modèle est familier à tous les gymnases: un rassemblement de réunions signifie qu’il n’ya pas de temps pour la salle de gym, et un repas du soir prévu par Deliveroo est une dernière minute. Le problème? La vie à haute teneur en glucides et le manque d’exercices font de Jack un garçon improductif - et après une autre journée de tergiversations lentes et de procrastination écrasante, le problème est pire, pas meilleur. Il est temps de le réparer.
Entrez Graham Allcott, ancien PDG et auto-proclamé «ninja de la productivité». «Je ne suis pas une de ces personnes naturellement organisées», dit Allcott. «Mon style de travail naturel est tout le contraire: feuilleté, basé sur des idées, plus confortable au niveau stratégique que le niveau« faire », allergique aux détails et irréaliste quant à ce qui est réalisable dans une période donnée. Toutes ces caractéristiques sont, à leur manière, parmi mes points forts et m'ont permis de réussir dans les choses que j'ai faites.
Alors qu’Allcott dit qu’il joue de ces forces, il les reconnaît aussi «comme des faiblesses paralysantes. En changeant la gestion du temps pour la gestion de l’attention, en étant impitoyable avec le courrier électronique et en mettant fin à la surcharge de l’information, promet Allcott, vous obtiendrez toutes vos travail effectué et vous aurez le temps de cuisiner par lots, d’appuyer sur les bancs et de temps en temps sur Netflix - et vous vous sentirez mieux le matin. Votre cercle vertueux commence ici.
Éliminer le stress
Le stress est inévitable - c’est la réponse chimique sensée de votre corps aux situations difficiles et dangereuses. Votre problème: les mécanismes qui ont évolué pour vous protéger des tigres à dents de sabre n'ont pas eu le temps de rattraper la messagerie instantanée et les iPhones toujours allumés. «Quoi que nous travaillions, nos niveaux d'adrénaline peuvent nous pousser à rendre l'impossible possible», a déclaré Allcott. "Mais lorsque nous franchissons la ligne de démarcation entre l'adrénaline saine, l'insalubrité et l'insatisfaction, nous passons de la motivation et de l'élan à l'étouffement."
Identifiez vos déclencheurs
Différentes personnes se débrouillent bien (et mal) avec différentes situations. «Les trois principaux domaines de stress typiques de la plupart des gens sont la surcharge de travail, le manque de clarté sur ce qu’il faut faire et la prise de décisions difficiles», explique M. Allcott. Prenez cinq minutes pour noter de 1 à 5 le degré d’inquiétude de chacun et vous saurez où concentrer vos efforts.
Obtenez une perspective
Il est facile de penser que tout le monde bouge plus vite que vous et en réalise davantage, surtout si vous prêtez attention à leurs flux de médias sociaux. Pensez au visage que vous présentez au monde et aux sentiments négatifs que vous pourriez avoir, et rappelez-vous que d'autres personnes font la même chose.
S'attaquer à ces déclencheurs
Utilisez maintenant votre liste: quelle est la première étape vers la résolution des facteurs de stress que vous venez de noter? Si le flou concernant les objectifs pose problème, par exemple, essayez de le clarifier, que ce soit en vous asseyant seul ou en organisant une réunion avec un collègue. En cas de surcharge, faites une liste de vos différentes tâches et décidez de l’étape la plus productive que vous pouvez entreprendre pour chacune d’elles.
Embrassez le conflit (quand vous devez)
Personne n’aime le conflit, sauf les sociopathes, mais parfois il est nécessaire. Laisser les conflits s'envenimer est un facteur de stress clé. Si vous pouvez en aborder un maintenant, faites-le. Calmement et respectueusement, bien sûr.
Gardez le ludique
Viser un élan ludique et productif où vous êtes positif, détendu et en contrôle. Rappelez-vous que la seule chose qui est différente ici de se sentir stressée, coincée et engourdie est ce qui se passe dans votre esprit.
RECOMMANDÉ: Comment faire face au stress au travail
S'organiser
Si votre bureau est un tas de papier et que le bureau de votre ordinateur ressemble à une tempête de neige, il est temps de revenir en arrière. «Comme beaucoup de gens, j'utilise de moins en moins de systèmes de référence papier et aimerais atteindre un point où je suis véritablement sans papier - mais il arrive que seul le dépôt de papier le fasse», explique Allcott. «L'idée de créer un bureau sans papier me semble être le mauvais objectif à atteindre. Il suffit de commencer par «beaucoup moins de papier». Voici comment cela a été fait.
Être impitoyable
Jeter ou recycler tout morceau de papier contenant du matériel facilement disponible sur le Web, y compris des journaux ou des magazines archivés. Insistez sur les souvenirs et les objets susceptibles de nécessiter des copies physiques: certificats, par exemple, et preuves d’adresse.
Avoir un «parc de bonnes idées»
Ceci est votre décharge pour les choses à parcourir, essayez ou regardez quand vous êtes coincé pour des idées pour le futur. Il peut s'agir d'une liste organisée par l'application ou d'un simple document basé sur un nuage.Incluez une sous-liste pour les recommandations de musique / film / YouTube lorsque vous avez besoin de divertissement ou disposez de dix minutes supplémentaires.
Ecrire des listes de contrôle
Pour toute activité régulière, ils économiseront de l’espace cérébral. Conservez-les pour votre magasin hebdomadaire, les tâches que vous devez effectuer sur une base hebdomadaire ou mensuelle, et pour les activités sociales qui seraient sinon placées à l’arrière de la file d’attente. Oui, appelle ta maman.
Garder un calendrier
Cela semble ridiculement simple, mais le faites-vous réellement? Garder un calendrier en ligne de rendez-vous incontournables libère un espace mémoire précieux que vous utiliseriez autrement pour les garder en mémoire. Si vous vous êtes engagé sur une version papier, prenez-en des photos fréquentes avec votre téléphone.
Pratique de la prise de décision
Il est difficile d’être impitoyable au début, mais une fois que vous aurez fait des progrès en matière de surcharge d’informations, de gestion des e-mails et d’utilisation des listes de contrôle, ce sera facile. Collez-le - les récompenses en vaudront la peine.
Être plus productif
Votre ancienne liste de choses à faire est condamnée. «Il ne suffit pas de nous donner la souplesse nécessaire pour gérer les divers niveaux de complexité que nous rencontrons dans notre travail de connaissances - des actions immédiates aux tâches que nous pourrions accomplir, en passant par des tâches plus larges au niveau du projet», déclare Allcott «L’une des raisons pour lesquelles les listes de tâches standard ne fonctionnent pas est qu’elles essaient souvent de faire ce que vous devez séparer en deux ou trois listes différentes.» Voici votre nouvelle version à plusieurs niveaux.
La liste des projets
Un projet est un travail qui nécessite plus que quelques étapes pour se terminer. Obtenir un nouveau téléphone, par exemple, n’est pas qu’une chose: cela signifie la recherche, les comparaisons de prix, les achats et les appels téléphoniques. Votre liste de projets doit correspondre à des choses que vous n’avez pas besoin de faire quotidiennement, mais vous aurez besoin d’un rappel pour vérifier que vous progressez - peut-être une fois par semaine. Pour tout projet, décidez du résultat que vous visez et de la manière dont vous mesurerez le succès avant de le noter.
La liste des actions principales
C’est votre liste la plus vaste et la plus dynamique, et elle devrait contenir toutes les actions que vous pouvez entreprendre dès maintenant pour chaque projet sur lequel vous travaillez. Soyez précis plutôt que général: «répéter le brouillon de présentation et décider des modifications finales» vaut mieux que «finir la présentation», par exemple. Une fois cette liste effectuée, vous saurez toujours quoi faire ensuite. Concentrez-vous sur l'action suivante, et non sur celle qui nécessite l'intervention d'autres personnes avant de pouvoir la terminer.
La liste des tâches quotidiennes
Ceci est une sélection ciblée de votre liste d'actions principales. «Pensez à la liste des actions-maîtres comme à une armoire pleine de tous vos vêtements et à votre liste de tâches quotidiennes comme à ce que vous allez porter aujourd'hui», explique Allcott. Écrivez-le sur une note post-it ou marquez quelques points comme «haute priorité» sur votre calendrier. Vous n’êtes pas surhumain, alors choisissez les deux ou trois choses les plus importantes et prenez l’impulsion de les faire.
Fin de la surcharge d'informations
Repenser la connectivité
Vérifier le courrier électronique et les médias sociaux est réconfortant, car on a l'impression de progresser. Ce n'est pas Première étape: désactivez tous les sons et graphiques qui vous empêchent de vérifier les nouveaux messages. Changez votre état d'esprit de «vérification» à «traitement». Chaque fois que vous ouvrez votre boîte de réception, votre objectif doit être de traiter ce qui se passe là-bas, et non pas simplement de voir si quelque chose de nouveau est nouveau.
Utilisez le Ds
Votre nouveau mantra: Supprimer, Faites-le maintenant (si cela prend moins de deux minutes à gérer), Faites-le plus tard, Déléguez ou Décidez qu'il n'a pas besoin d'une action, mais peut être classé - pour référence ultérieure ou pour vérifier que quelqu'un d'autre a fait un suivi.
Mettre en place un courrier électronique
Déplacer chaque email de plus de six mois dans son propre dossier. Ajoutez une heure dans votre calendrier six semaines plus tard et, si vous n’avez pas eu besoin de ces e-mails, supprimez-les. De même, configurez un filtre pour supprimer les e-mails de personnes ayant quitté votre entreprise.
Ne soyez pas obsédé par les sous-dossiers
Vous n’en avez besoin que de trois: Action, Lecture et Attente (ajoutez un @ si nécessaire pour les garder en haut de la structure des dossiers de votre messagerie). L'action est pour les choses qui nécessitent une action qui prendra plus de deux minutes. Read est pour les e-mails plus longs auxquels vous devrez éventuellement accéder. Vous attendez des e-mails sur lesquels vous attendez que quelqu'un fasse quelque chose - et où vous voulez une conclusion réussie. Si vous vous en fichez, ne vous souciez pas de les suivre.
Sombre
Maintenant que vous êtes plus organisé, plutôt que de consulter votre courrier électronique chaque fois que vous en avez envie, faites-le à des heures définies. Une approche possible est le 50-50 - une analyse rapide de la boîte de réception le matin, puis aucun courriel jusqu'à l'après-midi, lorsque vous pouvez vous déplacer librement.Vous pouvez également définir trois heures régulières: tôt le matin, le déjeuner et la fin de la journée, par exemple, ou, si vous travaillez dans un secteur particulièrement réactif, allouer dix minutes une heure par heure.
Concentrez votre attention
Oubliez la gestion du temps. À l'ère de l'information, votre attention est plus importante. «Dans les emplois« basés sur la connaissance »- qui sont en réalité les seuls à résister à l’automatisation -, vous êtes à la fois le patron et le travailleur», explique M. Allcott. «Vous êtes responsable non seulement du travail, mais aussi du choix du travail et de la décision de réagir aux nouvelles données en modifiant vos priorités.» Résultat: conflit, indécision et procrastination, car il est difficile de savoir quand”Ou“mode de pensée”se termine et le mode“travailleur”ou“faire”commence.
Comprendre l'attention
C’est une ressource plus limitée que le temps. Il est facile de reconnaître que votre attention a échoué si vous êtes sur Twitter pendant six heures par jour, mais si vous consacrez 80% de votre attention à des réunions, ne soyez pas surpris si vous n’avez plus d’attention. Pensez à l'attention, et non au temps, comme votre nouvelle devise et divisez-la en phases proactives, actives et inactives. Essayez de faire de votre mieux pendant vos périodes de proactivité, et sauvegardez le grunt pour une durée de vie inactive.
Etablissez votre emploi du temps
Sur papier, tracez une journée moyenne: commencez et terminez les heures, les pauses et tout travail que vous faites avant ou après vos heures prévues. Entraînez-vous quand vous êtes le plus attentif ou paresseux - êtes-vous un débutant lent ou lent après le déjeuner? Notez les surprises et définissez le meilleur moment pour effectuer des tâches complexes ou difficiles. Ne perdez pas votre temps le plus productif en chassant les factures et en changeant les cartouches d’imprimante.
Pensez «mode patron» et «mode travail»
Continuez à penser et à vous séparer et vous améliorerez les deux. Planifiez les décisions clés, la planification de projet et la réflexion créative pour vos moments les plus proactifs - tout de suite après votre premier café du matin, par exemple. Les décisions au jour le jour peuvent attendre des temps moins productifs et enregistrer des éléments tels que le nettoyage de votre boîte de réception ou de votre bureau pour la brume après le déjeuner.
Protégez votre attention
Il existe deux types principaux de drain sur votre attention: interne et externe. Le premier est plus facile à gérer: répondez au courrier électronique par lots plutôt qu’à son arrivée, et allouez des temps pendant lesquels vous êtes autorisé à effectuer des recherches sur Internet. Les drains d’attention externes sont plus difficiles, mais, si vous pouvez vous en sortir, évitez les réunions inutiles et allumez votre téléphone uniquement à des heures fixes, au lieu d’être joignable en permanence. Si vous le pouvez, travaillez de temps en temps dans les cafés - il n’ya rien à faire là-bas, mais buvez du café et faites votre meilleur travail.
Créer des «poches d’attention»
Cela signifie trouver des moments durant votre journée où vous ne faites rien. Conservez des fichiers de lecture physiques et numériques - un portefeuille A4 et l'application Instapaper le feront - pour que vous puissiez vous rattraper pendant vos trajets ou vos temps d'arrêt. Une fois que cela est une seconde nature, essayez une «liste de réflexion», une série de décisions importantes que vous garderez synchronisées avec votre téléphone et auxquelles vous pourrez vous référer lorsque vous attendez dans la file d'attente de libre-service.
Arrêtez le multitâche
Le multitâche est un non-sens des 90 ans. En forçant votre cerveau à passer d’une chose à l’autre, vous ne faites qu’utiliser beaucoup d’efforts mentaux sur le temps d’installation et vous éloigner de la tâche (et finir). Le monotasking, en se concentrant sur une chose à la fois, est la solution.
S'éloigner du bureau
«Votre environnement de travail peut être plein d’interruptions et de bruits - pressés, difficiles, ouverts et frénétiques», explique M. Allcott. «Votre meilleur travail d’attention proactive peut s’avérer nécessaire en dehors de cet endroit.» Discensez en acceptant votre patron en expliquant que vous devez travailler chez vous ou dans un café pendant une journée, puis assurez-vous de faire votre travail le plus productif. Ce jour là.
Recueillir de bonnes idées
Avoir des méthodes pour capturer de bonnes idées sans se laisser distraire est la clé. Garder le bouton "Like" de Twitter pour les choses que vous voulez référencer est une option. L'utilisation du screengrab de votre téléphone ou d'un document Google Drive ouvert en est une autre.
Planification de la procrastination
Les entraîneurs de productivité ne jurent que par la minuterie Pomodoro, qui tire son nom de ces minuteries en forme de tomates populaires dans les cuisines haut de gamme. Trouvez-en un gratuitement sur tomato-timer.com et utilisez-le pour programmer des morceaux réguliers de 25 minutes de travail ininterrompu, avec des morceaux de cinq minutes de Twitter / Instagram / Angry Birds entre les deux.
Avoir moins de réunions
Les humains sont des animaux sociaux, donc avoir des réunions semble être une utilisation productive du temps. En outre, certaines personnes apprécient les biscuits et l'inefficacité. Voici votre stratégie de gestion alternative.
Hijack desks
Faites vos réunions en tête-à-tête et envoyez un courrier électronique demandant la permission de passer par le bureau de quelqu'un. S'ils ne vous répondent pas (ou s’ils vous évitent), il vous suffit de vous présenter à leur bureau. Si ce n’est pas le cas, ils voudront se débarrasser de vous, ce qui réduira le remplissage des réunions en salle.
Essayez MBWA
Management-By-Walking-Around est un outil de consensus pour les personnes qui manquent de temps: se déplacer entre les départements de votre immeuble deux ou trois fois par semaine, en portant un cahier si nécessaire pour saisir les actions ou les idées à suivre.
Pensez au niveau du ciel
Le problème avec la plupart des réunions est qu’elles sont axées sur le détail, et non sur le tableau d’ensemble. Quand ils sont inévitables, utilisez-les pour vous concentrer sur des questions telles que «Qu'est-ce qui est important ici: qualité ou coût?» Ou «Quelle est l’approche générale?».
Comment être productif Ninja: s'inquiéter moins, obtenir plus et aimer ce que vous faites par Graham Allcott est disponible dès maintenant (Icon Books, £ 8.99), acheter sur Amazon
